Volgens het CBS (zie dit overzicht) zijn er per jaar nog altijd ruim 15.000 geregistreerde diefstallen uit bedrijven en winkels. Waarschijnlijk het topje van de ijsberg, want vaak wordt er geen aangifte gedaan. Ook is bekend dat meer dan de helft van de diefstallen door eigen personeel gepleegd wordt. De meeste werkgevers willen een stelende medewerker het liefst meteen ontslaan als hij tegen de lamp loopt. Het vertrouwen is immers weg. Dat kan ook, er zijn diverse rechterlijke uitspraken waarbij een stelende medewerker op staande voet is ontslagen. Daar zijn echter wel twee dingen voor nodig: een duidelijk zero-tolerance beleid en een strikte handhaving daarvan.
Zero-tolerance beleid
In uw personeelshandboek moet u voor 100% duidelijk maken dat geen enkele diefstal van bedrijfseigendommen wordt getolereerd. Dat lijkt simpel en duidelijk, maar in de praktijk komen er toch wat vragen naar boven. Enkele voorbeelden:
- Het zou kunnen dat er medewerkers zijn die thuis mogen werken. Die hebben regelmatig wat kantoormaterialen nodig zoals printerpapier, paperclips, nietjes en een nietmachine, enzovoort. Meestal wordt dit van de zaak meegenomen. Maak duidelijk dat dit alleen voor die situatie is toegestaan.
- Het maken van afdrukken/kopieën voor privé doeleinden. Stel hier een duidelijke grens in, bijvoorbeeld maximaal 5 afdrukken per dag en 25 per maand. Leg vast dat als men meer afdrukken wil maken, er vooraf toestemming voor moet worden gevraagd.
- In supermarkten worden artikelen weggegooid die de houdbaarheidsdatum hebben bereikt of daar dicht tegenaan zitten. Leg vast dat deze artikelen ook echt weggegooid moeten worden en dus niet mogen worden meegenomen of ter plekke geconsumeerd. Elke andere regel is niet controleerbaar en daarom af te raden. Ook het in de container gooien en vervolgens dat aan een derde laten weten die het er weer uit komt halen dient niet toegestaan te worden. Er is al een rechter die in 2017 een werknemer heeft ontslagen die een hap uit een donut nam die anders zou zijn weggegooid. Als u de uitspraak helemaal wil lezen, u vindt hem onder deze link.
- Relatiegeschenken worden gratis weggegeven aan relaties. Maak duidelijk dat alleen dat is toegestaan, dus het weggeven aan relaties. Ze mogen dus niet worden weggegeven aan familie, vrienden en kennissen in situaties die niets met het aangaan of onderhouden van een relatie met uw bedrijf te maken hebben, en ook niet aan goede doelen. Schrijfblokken en balpennen met uw naam erop mogen wellicht ook voor het werk door uw medewerkers gebruikt worden. Maak duidelijk dat ze alleen bedoeld zijn voor gebruik voor het werk.
- In de horeca is de opbrengst van het schoteltje bij het toilet bedoeld voor de werkgever, die er het schoonmaken van het toilet mee betaalt. Ook als hij daar in de ogen van de medewerker schandalig veel winst op maakt. Laat fooien in een aparte pot stoppen en verdeel die zelf over het personeel, zodat u er zicht op kunt houden dat bedienend personeel geen geld van klanten in eigen zak stopt. Een barmedewerkster die 50 eurocent die voor het toilet bedoeld was in eigen zak stopte (“ik dacht dat het fooi voor mij was”) werd daar ook voor ontslagen. De uitspraak staat onder deze link.
- Kortingsbonnen, coupons en andere kortingsacties zijn bedoeld om klanten te bewegen (meer) bij u te kopen en mogen dus niet door medewerkers worden gebruikt. Wees hier bijzonder strikt in, ook een kortingsbon die de medewerker thuis uit uw folder heeft geknipt mag hij niet gebruiken. Want ook hierbij is dat de enige manier om het controleerbaar te houden. U kunt uw medewerkers natuurlijk wel korting geven als u dat wil, maar dan weet u dat. In deze uitspraak van de Rechtbank Limburg werd een medewerker van een bouwmarkt op staande voet ontslagen. De werkgever had het helemaal goed gedaan: de regel stond duidelijk in het huishoudelijk reglement, dit reglement was aan de medewerkster overhandigd en ze wist dat de werkgever dit beleid strikt handhaafde.
Strikte handhaving van het zero-tolerance beleid
Alleen maar een duidelijk zero-tolerance beleid op papier zetten is echter niet genoeg. U zult het ook strikt moeten handhaven. Dat betekent niet dat u alles achter slot en grendel moet zetten, overal een bon voor moet laten maken en permanent toezicht moet houden. Daarmee zou u een sfeer van wantrouwen creëren die slecht voor uw bedrijf is. Want als u uw medewerkers niet vertrouwt is het zeer waarschijnlijk dat zij u ook niet vertrouwen. “Zoals de waard is, vertrouwt hij zijn gasten” is niet voor niets een bekend spreekwoord. Dus de pakken papier kunnen gewoon naast de printer staan en de kantoormaterialen gewoon in een open kast waar iedereen bij kan. Uw verkopers hoeven niet te verantwoorden aan wie ze een balpen met uw logo erop hebben weggegeven. Maar áls u een overtreding van uw zero-tolerance beleid constateert, moet u er wel onverwijld actie op nemen. En altijd op dezelfde manier. U kunt dus niet de ene medewerker die iets opeet wat op de houdbaarheidsdatum zit een waarschuwing geven, terwijl u de andere er meteen voor ontslaat. En misschien nog wel belangrijker: geef zelf altijd het goede voorbeeld en zorg dat uw leidinggevenden dat ook doen.
Hoe zit het met diefstal van werkuren?
Helaas ziet de rechter het “stelen” van werkuren tot nu toe nog vrijwel nooit als een vorm van diefstal waarvoor een medewerker ontslagen zou mogen worden. Dus een half uur meer overwerk declareren dan er echt gewerkt is, fraude met prikklokken (gelukkig nogal uit de tijd tegenwoordig), te lang pauze houden of zonder toestemming eerder naar huis vertrekken, ziek melden terwijl je helemaal niet ziek bent, het heeft allemaal nog niet tot ontslag door de rechter geleid. Daar is één uitzondering op, namelijk deze uitspraak. Maar in dat geval had de medewerker bewust gedurende langere tijd het urenregistratiesysteem gemanipuleerd (wat hij als enige kon) en ging het om meer dan 30 uur over 11 diensten. Waarschijnlijk ziet de rechter fraude met uren bijna nooit als diefstal doordat er op dit vlak in vrijwel geen enkel bedrijf een expliciet zero-tolerance beleid is. Dat is ook nogal lastig, je moet dan als werkgever expliciet gaan vastleggen dat de medewerkers zich niet onterecht ziek mogen melden, niet te lang pauze mogen houden, alleen de overuren mogen declareren die ze echt gewerkt hebben, enzovoort. Enerzijds is dat nogal een open deur, anderzijds straalt het wantrouwen uit als je dat op papier zet. Ook de handhaving is lastig, zeker als leidinggevenden het zelf ook niet zo nauw nemen met de werktijd. Wat helaas best vaak voorkomt, of in elk geval ziet het er voor de medewerkers zo uit. Leidinggevenden zijn immers meestal niet geneigd zich naar hun medewerkers te verantwoorden als ze later komen of eerder weggaan. En dan is er ook nog het productiviteitsargument: “Ja, ik ben wel een half uur eerder weggegaan maar toen had ik wel al meer gedaan dan mijn collega die altijd braaf blijft zitten tot het 5 uur is.” Daar is eigenlijk alleen iets tegenin te brengen als het aantal werkuren direct gerelateerd is aan de opbrengst van het werk. Of als de betreffende medewerker ook duidelijk meer verdient dan die minder productieve collega.
Hoe dan wel omgaan met diefstal van werkuren?
Ten eerste toch maar proberen wel iets op papier te zetten. Bijvoorbeeld over overwerk kunt u best goed omschrijven vanaf welk moment er overwerk geschreven mag worden (vaak het eerste half uur niet) en hoe dit afgerond behoort te worden. En dat men voor later komen of eerder weggaan even toestemming aan de leidinggevende hoort te vragen. Ten tweede, ik zei het al eerder, geef zelf het goede voorbeeld en laat uw leidinggevenden dat ook doen. Een moderne leider schrikt er niet voor terug om het aan zijn mensen uit te leggen waarom hij te laat is of eerder weg moet. Ten derde: wees er in het dagelijkse werk héél duidelijk over zijn dat minder uren werken dan is overeengekomen niet de bedoeling is. Dan eerst één of twee keer een mondelinge waarschuwing, dan een schriftelijke en dan toch maar een sanctie opleggen. Zoals het laten inleveren van verlofuren of het niet uitbetalen van uren (en dan bijvoorbeeld ook de wél gewerkte overuren van die dag). Verder neemt u dit gedrag uiteraard mee in een het eerstvolgende beoordelingsgesprek. Uiteindelijk bouwt u dan een dossier op waarmee een ontslag op grond van disfunctioneren, verwijtbaar handelen en verstoorde arbeidsrelatie kan worden gevraagd. Vanaf 1 januari 2020 kunt u deze drie gronden combineren waardoor de kans van slagen aanmerkelijk zal toenemen. Maar geef geen ontslag op staande voet want dat loopt bijna altijd fout af voor de werkgever. De onterechte ziekmelding is een onderwerp apart, daar kunt het beste het artikel Onterechte ziekmelding, hoe gaat u daar mee om? voor lezen.
Ook voor het opzetten van een goed geformuleerd personeelsbeleid inclusief een stuk zero-tolerance beleid kunt u bij ons terecht. Maak een afspraak voor een gratis en vrijblijvend oriëntatiegesprek via: 06-50598271.